Tietojenkäsittelysopimus

Osapuolet ja roolit

Tämä tietojenkäsittelysopimus on osa Viden käyttöehtoja. Se koskee henkilötietoja, jotka tilitoimisto tallentaa palveluun omista asiakkaistaan ja näiden työntekijöistä.

Tilitoimisto on näiden tietojen rekisterinpitäjä. Five Vision Oy (Y-tunnus 3633752-9), Teollisuustie 17 A, 96320 Rovaniemi, on henkilötietojen käsittelijä ja käsittelee tietoja tilitoimiston puolesta.

Omien käyttäjätiliensä ja palvelun teknisten lokitietojen osalta olemme itse rekisterinpitäjä. Niitä koskee tietosuojaseloste, ei tämä sopimus.

Sopimus tulee voimaan, kun tilitoimisto ottaa palvelun käyttöön, ja on voimassa niin kauan kuin käsittelemme henkilötietoja tilitoimiston puolesta.

Käsittelyn kohde, kesto ja tarkoitus

Käsittelyn kohteena ovat henkilötiedot, jotka sisältyvät tilitoimiston asiakkailtaan pyytämiin tositteisiin, muihin asiakirjoihin ja viesteihin, sekä asiakaskortteihin ja asiakasportaalin käyttäjätietoihin.

Käsittelyn tarkoitus on tuottaa palvelu: vastaanottaa ja välittää aineistoa tilitoimiston ja sen asiakkaan välillä, muistuttaa avoimista pyynnöistä ja pitää kirjaa siitä, mikä on kesken.

Käsittely kestää niin kauan kuin sopimus on voimassa. Sen jälkeen toimimme kohdan Aineiston palautus ja poisto mukaisesti.

Emme käytä aineistoa omiin tarkoituksiimme emmekä tekoälymallien kouluttamiseen.

Henkilötietoryhmät ja rekisteröidyt

Käsiteltäviä henkilötietoja ovat tyypillisesti:

Rekisteröityjä ovat tilitoimiston asiakasyritysten yhteyshenkilöt ja työntekijät sekä muut henkilöt, joiden tietoja aineistoon sisältyy. Tilitoimisto päättää, mitä aineistoa se pyytää: erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja ei pidä tallentaa palveluun ilman erillistä sopimista.

• nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
• yrityksen yhteyshenkilön asema ja rooli
• tositteiden ja asiakirjojen sisältämät tiedot, kuten ostot, matkat ja kulut
• palkka-aineistoon sisältyvät tiedot, kun tilitoimisto tallentaa sellaista palveluun
• viestien ja kommenttien sisältö
• kirjautumis- ja käyttötapahtumat asiakasportaalissa
• asiakaskortin tiedot, mukaan lukien julkisesta kaupparekisteristä haetut tiedot
• aineiston liitteinä olevat tiedostot sellaisenaan

Käsittely ohjeiden mukaan

Käsittelemme henkilötietoja vain tilitoimiston dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti. Käyttöehdot, tämä sopimus ja palvelun normaali käyttö muodostavat nämä ohjeet.

Jos jokin ohje on mielestämme lainvastainen, ilmoitamme siitä tilitoimistolle emmekä toteuta sitä.

Jos laki velvoittaa meidät käsittelemään tietoja muuten kuin ohjeiden mukaan, kerromme siitä tilitoimistolle etukäteen, jollei laki nimenomaisesti kiellä sitä.

Emme siirrä henkilötietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Salassapito

Pääsy henkilötietoihin on vain niillä henkilöillämme, jotka tarvitsevat sitä työtehtävissään.

Jokainen tällainen henkilö on salassapitovelvollinen, ja velvollisuus jatkuu työsuhteen päättymisen jälkeen.

Pääsy poistetaan, kun tehtävä muuttuu tai päättyy.

Tietoturva

Toteutamme tietoturvan tason, joka vastaa riskiä (tietosuoja-asetuksen 32 artikla). Käytössä ovat ainakin:

Kehitämme tietoturvaa jatkuvasti. Emme heikennä sen tasoa sopimuskauden aikana.

• liikenteen salaus julkisessa verkossa
• käyttöoikeuksien rajaus roolin mukaan ja tilitoimistokohtainen eristys
• kaksivaiheinen tunnistautuminen palvelun käyttäjille
• kertakäyttöiset ja lyhytikäiset kirjautumislinkit asiakasportaaliin
• salasanojen tallennus vain tiivisteinä ja tunnistetietojen salaus levossa
• muutosten ja hallinnollisten toimien kirjaaminen tapahtumalokiin
• ohjelmistoriippuvuuksien haavoittuvuusseuranta

Alihankkijat

Tilitoimisto antaa yleisen kirjallisen luvan käyttää alihankkijoita palvelun tuottamiseen.

Ajantasainen luettelo alihankkijoista on julkaistu sivulla Alihankkijat. Luettelo kertoo kunkin alihankkijan tehtävän, mitä henkilötietoja se näkee ja missä tiedot sijaitsevat.

Ilmoitamme uudesta tai vaihtuvasta alihankkijasta vähintään 30 päivää etukäteen. Tilitoimisto voi vastustaa muutosta perustellusta syystä ennen sen voimaantuloa, ja jos emme löydä ratkaisua, tilitoimisto voi irtisanoa sopimuksen ilman irtisanomisaikaa.

Jokaisen alihankkijan kanssa tehdään sopimus, joka asettaa sille samat tietosuojavelvoitteet kuin tässä sopimuksessa on meillä.

Vastaamme alihankkijan toiminnasta kuin omastamme.

Avustaminen

Avustamme tilitoimistoa vastaamaan rekisteröityjen pyyntöihin, jotka koskevat tarkastusoikeutta, oikaisua, poistoa, käsittelyn rajoittamista ja siirrettävyyttä.

Jos rekisteröity ottaa yhteyttä suoraan meihin, ohjaamme hänet tilitoimistolle emmekä vastaa pyyntöön itse.

Ilmoitamme tilitoimistolle henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään 24 tunnin kuluessa siitä, kun olemme saaneet sen tietoomme, ja annamme tiedot, jotka tilitoimisto tarvitsee oman ilmoituksensa tekemiseen.

Avustamme tilitoimistoa myös vaikutustenarvioinnissa ja ennakkokuulemisessa, jos sellainen on tarpeen.

Avustaminen sisältyy palvelun hintaan siltä osin kuin se on kohtuullista ja liittyy palvelussa oleviin tietoihin.

Aineiston palautus ja poisto

Vide on välivaihe, ei arkisto. Kirjanpitolain mukainen säilytysvelvollisuus on kirjanpitovelvollisella, ja aineiston pysyvä paikka on tilitoimiston oma kirjanpitojärjestelmä.

Palveluun tallennettuja asiakirjoja säilytetään oletuksena vuoden ajan, ja ilmoitamme tilitoimistolle hyvissä ajoin ennen kuin ne poistuvat. Tilitoimisto vastaa siitä, että aineisto on siirretty omaan järjestelmään ennen poistoa.

Sopimuksen päättyessä tilitoimisto saa aineistonsa koneluettavassa muodossa. Poistamme henkilötiedot 30 päivän kuluessa siitä, kun aineisto on luovutettu tai tilitoimisto on ilmoittanut, ettei se tarvitse sitä.

Jos laki velvoittaa säilyttämään jotain pidempään, kerromme mitä ja kuinka kauan, emmekä käsittele sitä muuhun kuin säilytysvelvoitteen täyttämiseen.

Tarkastusoikeus

Annamme tilitoimistolle tiedot, jotka se tarvitsee osoittaakseen tämän sopimuksen velvoitteiden täyttymisen.

Tilitoimisto voi tarkastaa käsittelyn kerran vuodessa ja lisäksi tietoturvaloukkauksen jälkeen. Tarkastuksesta sovitaan etukäteen, ja se tehdään niin, ettei se vaaranna muiden asiakkaidemme tietoja.

Vastaamme tarkastusta koskeviin kysymyksiin osoitteessa software@koud.fi.

Sopimusehdot

Jos tämä sopimus ja käyttöehdot ovat ristiriidassa henkilötietojen käsittelyä koskevassa asiassa, tätä sopimusta sovelletaan ensin.

Voimme päivittää tätä sopimusta. Olennaisista muutoksista ilmoitamme vähintään 30 päivää ennen voimaantuloa.

Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia. Riidanratkaisusta on sovittu käyttöehdoissa.

Kysymykset tästä sopimuksesta voi lähettää osoitteeseen software@koud.fi.