Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä on Five Vision Oy (Y-tunnus 3633752-9), Teollisuustie 17 A, 96320 Rovaniemi.

Vide on tilitoimistoille tarkoitettu palvelu, jossa tilitoimisto pyytää asiakkailtaan tositteita ja muita asiakirjoja. Tilitoimisto on palvelun asiakas, ja sen asiakasyrityksen yhteyshenkilö pääsee asiakasportaaliin sähköpostiin lähetettävällä kirjautumislinkillä.

Tilitoimisto on rekisterinpitäjä niistä henkilötiedoista, jotka se tallentaa palveluun omista asiakkaistaan. Käsittelemme niitä tilitoimiston puolesta ja sen ohjeiden mukaan. Käyttäjätilien ja palvelun teknisten lokitietojen rekisterinpitäjä olemme me.

Tämä seloste kuvaa omaa käsittelyämme. Tilitoimisto kertoo omille asiakkailleen erikseen, miten se käsittelee heidän tietojaan.

Käsiteltävät henkilötiedot

Saamme tiedot käyttäjiltä itseltään ja tilitoimistolta. Emme osta henkilötietoja ulkopuolisista lähteistä.

Palvelussa käsitellään seuraavia tietoja:

• tilitoimiston käyttäjien tiedot: nimi, sähköpostiosoite, rooli ja käyttöoikeudet
• asiakasyritysten ja niiden yhteyshenkilöiden tiedot: yrityksen nimi, Y-tunnus, yhteyshenkilön nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja muistutusten toimitustapa
• palveluun tallennetut asiakirjat ja liitetiedostot, jotka voivat sisältää henkilötietoja
• tilitoimiston ja asiakkaan väliset viestit ja kommentit
• tapahtumatiedot: kirjautumiset, pyyntöjen tila ja merkinnät siitä, kuka teki minkä toimen ja milloin
• tekniset tiedot: kirjautumisen ylläpitävä istuntoeväste ja palvelimen lokitiedot
• yhteydenottolomakkeen tiedot: nimi, yritys, sähköpostiosoite, viesti ja IP-osoite

Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Käsittelemme henkilötietoja, jotta palvelu toimii. Käyttäjä pääsee kirjautumaan, ja pyynnöt sekä muistutukset menevät oikealle yhteyshenkilölle. Tilitoimisto näkee, mitkä pyynnöt ovat vielä kesken ja kuka on jo vastannut.

Lähetämme viestejä palvelun toiminnasta: kirjautumislinkit, tositepyynnöt, muistutukset ja tiedotteet. Viestit kulkevat sähköpostilla, ja jos asiakkaalle on otettu käyttöön tekstiviestimuistutukset, muistutus voi tulla myös tekstiviestinä. Nämä palveluviestit kuuluvat toimeksiantoon, joten niitä ei voi erikseen kieltää niin kauan kuin käyttäjätili on käytössä. Markkinointiviestit ovat eri asia: ne lähtevät vain, jos olet antanut niihin luvan, ja voit perua luvan milloin tahansa asiakasportaalista tai ilmoittamalla tilitoimistolle. Luvan peruminen ei vaikuta palveluviesteihin.

Oikeusperusteena on sopimus tilitoimiston kanssa sekä oikeutettu etu palvelun ylläpidossa, tietoturvassa ja väärinkäytösten estämisessä. Laskutukseen ja kirjanpitoon liittyvässä käsittelyssä oikeusperuste on lakisääteinen velvoite.

Emme käytä tietoja profilointiin, automaattiseen päätöksentekoon emmekä mainonnan kohdentamiseen.

Jos lähetät verkkosivustomme yhteydenottolomakkeen, käsittelemme siinä antamiasi tietoja vastatessamme sinulle ja valmistellessamme mahdollista sopimusta. IP-osoite tallennetaan lomakkeen väärinkäytön estämiseksi. Oikeusperuste on oikeutettu etu.

Säilytysajat

Säilytämme tietoja niin kauan kuin tilitoimiston sopimus on voimassa ja tiedot ovat tarpeen palvelun tuottamiseen.

Sopimuksen päätyttyä poistamme tai anonymisoimme tiedot kohtuullisessa ajassa. Osa tiedoista, esimerkiksi laskutus- ja kirjanpitoaineisto, säilyy pidempään, jos laki sitä vaatii.

Tilitoimisto voi poistaa yksittäisiä asiakirjoja ja asiakastietoja palvelusta myös sopimuksen aikana.

Palveluun tallennettuja asiakirjoja säilytetään vuoden ajan. Vide on välivaihe, ei arkisto: kirjanpitolain mukainen säilytysvelvollisuus on kirjanpitovelvollisella, ja aineiston pysyvä paikka on tilitoimiston oma kirjanpitojärjestelmä. Ilmoitamme tilitoimistolle hyvissä ajoin ennen kuin asiakirjat poistuvat palvelusta. Viestit ja palvelun tekniset lokitiedot säilytetään niin kauan kuin tilitoimiston sopimus on voimassa, ja poistamme ne pyynnöstä. Kirjautumistiedot vanhenevat itsestään: istunto viimeistään 90 päivän kuluttua ja sähköpostiin lähetetty kirjautumislinkki 10 minuutin kuluttua. Verkkosivun yhteydenottolomakkeella lähetetyt tiedot säilytetään, kunnes pyydät niiden poistamista.

Tietojen luovutukset ja käsittelijät

Emme myy henkilötietoja emmekä luovuta niitä markkinointiin.

Käytämme palvelun tuottamiseen alihankkijoita, esimerkiksi konesalipalvelun ja sähköpostin välityksen tarjoajia. Alihankkija käsittelee tietoja vain meidän puolestamme, ja jokaisen kanssa tehdään tietojenkäsittelysopimus.

Palvelu ja sen tiedot sijaitsevat EU:n alueella olevassa infrastruktuurissa.

Konesali- ja sähköpostialihankkijamme toimivat EU:n alueella, ja jokaisen kanssa on tehty tietojenkäsittelysopimus. Ajantasainen luettelo alihankkijoista on sivulla Alihankkijat (vide.fi/subprocessors). Lisäksi haemme yritysten julkisia rekisteritietoja Patentti- ja rekisterihallituksen YTJ-palvelusta Y-tunnuksen perusteella; kyselyssä ei välity palvelun käyttäjien henkilötietoja.

Palvelussa ei ole analytiikkaa eikä kolmansien osapuolten seurantaskriptejä. Evästeistä kerrotaan tarkemmin kohdassa Evästeet.

Luovutamme tietoja viranomaiselle vain, jos laki velvoittaa siihen.

Evästeet

Palvelu käyttää kaikilla käyttäjillä yhtä evästettä. Se on istuntoeväste vide_session, joka pitää kirjautumisen voimassa. Sivuston skriptit eivät pääse siihen käsiksi (HttpOnly), ja voimassaolo seuraa kirjautumista: istunto on voimassa enintään 30 vuorokautta viimeisestä käytöstä ja päättyy viimeistään 90 vuorokauden kuluttua kirjautumisesta.

Toinen eväste, vide_device, asetetaan vain, jos käytät kaksivaiheista tunnistautumista ja valitset kohdan "muista tämä laite". Se ei sisällä istuntoa vaan allekirjoitetun merkinnän siitä, että tällä selaimella on jo syötetty koodi, joten koodia ei kysytä uudelleen 30 vuorokauteen. Myös tämä eväste on HttpOnly, ja kun poistat kaksivaiheisen tunnistautumisen käytöstä tai otat sen uudelleen käyttöön, aiemmat merkinnät lakkaavat toimimasta.

Palvelussa ei ole analytiikkaevästeitä, mainosevästeitä eikä kolmansien osapuolten evästeitä. Julkiset markkinointisivut eivät tallenna evästeitä laitteellesi.

Koska molemmat evästeet ovat palvelun ja sen kirjautumisen toiminnan kannalta välttämättömiä, niiden käyttöön ei tarvita suostumusta eikä palvelussa ole evästebanneria.

Käyttöliittymän asetukset, kuten kieli ja teema, tallentuvat selaimen paikalliseen tallennustilaan (localStorage). Ne pysyvät laitteellasi, eikä niitä lähetetä palvelimelle pyyntöjen mukana.

Jos palveluun lisätään myöhemmin analytiikkaa tai muita kuin välttämättömiä evästeitä, pyydämme siihen ensin suostumuksen ja päivitämme tämän selosteen, ennen kuin uusia evästeitä asetetaan.

Rekisteröidyn oikeudet

Tietosuoja-asetus antaa sinulle oikeuksia omiin henkilötietoihisi. Pyynnön voi lähettää tämän selosteen lopussa mainittuun yhteysosoitteeseen.

Jos olet tilitoimiston asiakkaan yhteyshenkilö, rekisterinpitäjä on se tilitoimisto, joka tallensi tietosi palveluun. Välitämme pyyntösi tällöin sille.

Oikeutesi ovat:

• oikeus saada tietää, mitä tietoja sinusta käsitellään, ja saada niistä jäljennös
• oikeus oikaista virheelliset tai puutteelliset tiedot
• oikeus pyytää tietojen poistamista
• oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista
• oikeus saada tiedot koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää ne toiseen palveluun
• oikeus vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun
• oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, joka Suomessa on Tietosuojavaltuutetun toimisto

Yhteystiedot

Tietosuoja-asioissa voit ottaa yhteyttä osoitteeseen software@koud.fi.

Jos kysymys koskee tilitoimiston omia asiakastietoja, voit ottaa yhteyttä suoraan tilitoimistoon.

Vastaamme pyyntöön kuukauden kuluessa. Jos pyyntö on laaja tai monimutkainen, voimme jatkaa määräaikaa ja kerromme siitä sinulle.

Valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto (tietosuoja.fi).